クラウドID管理サービス「Keyspider」の「承認ワークフロー機能」について紹介します。
※Keyspiderの機能改善により、最新版とは異なっている場合があります。

承認ワークフロー機能

概要説明

「承認ワークフロー機能」を利用すると、「ID登録作業」や「利用権限割り当て作業」について、承認者の承認後に反映させることができます。

ユースケース

・「Microsoft365利用」に関するワークフロー作成
・「Box利用」に関するワークフロー作成　など

ユーザーに対するワークフロー利用権限設定

「申請者」「承認者」「申請者かつ承認者」などのワークフロー利用権限は、
Keyspiderメニュー「ユーザー情報管理画面＞システム利用権限＞ワークフロー権限」にて設定できます。

※「CSVアップロード」を利用した一括設定も可能です。

ワークフロー「申請起票」画面

「申請対象組織」と「承認者」を選択して、申請内容を記入します。

※複数ユーザー登録に対する一括申請も可能です。

申請対象組織

「申請対象組織」で上位組織を選択すると、自動的に「下位組織に所属するユーザー」も一覧に表示されます。

承認者

承認者選択のプルダウンに表示されるユーザーは、「承認者権限」か「申請承認者権限」を持っているユーザーに限ります。

申請対象組織で「上位組織が存在する下位組織」を選択した場合、承認者選択プルダウンには「選択した組織の承認者」だけではなく、「上位組織の承認者」も表示されます。

コメント

ユーザーが申請起票を承認者に送る際に、コメントを残したい場合は、コメント欄に記載して申請できます。

ワークフロー申請画面に表示される項目設定

申請画面で「閲覧できる項目」および「編集できる項目」は、
「利用者画面設定」で指定できます。

ワークフロー「申請状況確認」画面

申請状況確認画面では、ユーザーの申請起票を一覧表示します。

状態

「状態」には「申請起票の現在のステータス」が表示されます。
・「承認済」：「申請」→「承認者：承認完了」
・「未承認」：「申請」→「承認者：承認未完了」
・「却下」　：「申請」→「承認者：申請起票を却下」
・「取下げ」：「申請」→「申請者：申請を取下げ」※再編集可能+再申請可能
・「下書き」：申請前に下書き保存した状態
・「削除」　：申請起票を削除した状態　※再編集不可+再申請不可

ワークフロー「決裁」画面

「承認者」または「申請承認者」権限を有するユーザーは、申請者から送られてきた申請起票に対し、「承認」か「却下」を実施します。

承認された申請内容は、「発令情報管理マスタ」に登録され、指定日となったら「ユーザー情報管理マスタ」に反映されます。